Lors de votre premier cours régulier avec un nouvel élève, veuillez prendre quelques minutes pour expliquer brièvement la plateforme aux élèves/parents.

Comment fonctionne l’introduction à la plateforme ?

• Utilisez les 5 à 10 premières minutes du cours et demandez à l’élève de partager son écran avec vous.
• L’élève doit se connecter au Dashboard avec son numéro de téléphone portable et entrer le code PIN.
• L’élève doit renseigner son nom dans son profil (en haut à droite). Si le nom de l’élève n’est pas indiqué dans le profil, il apparaîtra uniquement comme « élève » dans votre vue tuteur.
• Montrez-leur qu’ils peuvent retrouver leurs cours réservés sous « Mes cours » et qu’ils doivent toujours rejoindre leur cours via « Démarrer le cours ».
• Vous pouvez également leur montrer comment utiliser le bouton en forme d’horloge pour envoyer une demande de report de cours, que le tuteur devra accepter afin que le cours puisse être déplacé.

Il est communiqué aux nouveaux clients que cette introduction leur sera donnée par vous. Merci de prendre le temps d’expliquer correctement la plateforme aux élèves afin d’éviter du stress et de faire gagner du temps à tout le monde.

 

Vous pouvez réserver des cours avec vos élèves directement depuis le tableau de bord GoStudent.

Vous avez deux options pour le faire :
1. Aller dans la section « Mes élèves » et réserver un cours via le profil d’un élève spécifique.
2. Aller dans la section « Aperçu des cours > Passés » et réserver le prochain cours avec un élève via le profil d’un cours déjà effectué.

Vous pouvez également réserver des cours récurrents avec vos élèves.

Nous vous recommandons fortement de le faire afin d’assurer la continuité de votre planning et la régularité des progrès de vos élèves. Cela permet également d’éviter que les crédits de l’élève expirent à la fin du cycle de facturation sans avoir été utilisés.

Il est très important que tous nos élèves, parents et tuteurs bénéficient de la meilleure expérience possible en matière de gestion des cours.

Notre politique flexible permet de reprogrammer ou d’annuler des cours aussi près que possible de l’heure de début, tout en respectant le temps que le tuteur consacre à la préparation de la session, ainsi que le souhait du client de bénéficier d’un service flexible et adapté à ses besoins. 

Les cours déjà réservés peuvent être reprogrammés soit par vous, soit par vos élèves.

Si vous le faites vous-même :
• Vous pouvez reprogrammer un cours jusqu’à 1 minute avant l’heure de début prévue.
• Trouvez le cours et cliquez sur les trois points en haut à droite, puis sélectionnez « Reprogrammer ».
• Choisissez la nouvelle date et la nouvelle heure :

L’élève sera informé de la nouvelle date et heure via une notification dans l’application ainsi que par e-mail.

• Si vous recevez une demande de reprogrammation d’un élève, veuillez noter que vous avez toujours le droit de la refuser. Cependant, nous vous recommandons de ne refuser que si la demande est faite à très court terme.

Si l’élève initie la demande :
• Les élèves/parents peuvent soumettre une demande de reprogrammation au plus tard une heure avant le début du cours.
• Vous serez notifié via une notification push dans l’application.
• Vous pouvez choisir d’accepter ou de refuser la demande. Veuillez noter que vous avez toujours le droit de refuser, mais nous vous recommandons de le faire uniquement si la demande est faite à très court terme.
 

Dans des circonstances exceptionnelles, les tuteurs peuvent annuler un cours déjà réservé. Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les élèves.
Il est important de faire preuve d’une grande prudence lors de l’annulation d’un cours, car cela peut avoir un impact négatif sur l’expérience des élèves.

Comment annuler une session?
1. Accédez à la section « Aperçu des cours » de votre tableau de bord ;
2. Cliquez sur les trois points en haut à droite et sélectionnez « Annuler » ;
3. Indiquez une raison pour l’annulation. L’élève sera informé de cette raison dans la notification qu’il recevra.
4. Un message s’affichera pour vous rappeler que le crédit du cours sera perdu si une nouvelle réservation n’est pas effectuée avant la fin du cycle de facturation.
 

Oui, absolument ! Sinon, le deuxième cours ne pourra pas être crédité.

En règle générale, il est conseillé de faire une courte pause pendant un double cours afin de maintenir la concentration. Utilisez ce temps pour vous connecter au cours suivant.

Retard mineur 

Si vous commencez dans les 9 minutes avant ou jusqu’à 29 minutes après l’heure de début initiale, vous pouvez simplement utiliser le lien de cours original pour accéder à la salle de classe virtuelle.
Au-delà de 30 minutes après l’heure de début initiale, le cours ne peut plus être démarré et une nouvelle réservation est nécessaire. Veuillez éviter ces situations et vous assurer de reprogrammer le cours à temps, sinon le cours sera perdu.

Retard important

Si vous savez à l’avance que vous aurez plus de 30 minutes de retard, veuillez convenir d’une nouvelle date et heure de cours avec l’élève ou le parent. Vous pouvez reprogrammer un cours jusqu’à 1 minute avant son début en cliquant sur les trois points dans la carte du cours dans « Aperçu des cours ».

Informez immédiatement l’élève dans le groupe GoChat et proposez une autre date. Veillez à rattraper le cours dès que possible.

• Reprogrammez le cours en cliquant sur les trois points dans la carte du cours dans « Aperçu des cours », jusqu’à 1 minute avant le début du cours, puis sélectionnez la date et l’heure convenues avec l’élève. Celui-ci recevra une notification de la reprogrammation.
• Bien qu’il soit possible d’annuler des cours depuis votre tableau de bord tuteur, nous vous encourageons toujours à privilégier la reprogrammation. Lorsque l’annulation est nécessaire, rendez-vous sur le tableau de bord, puis sur la carte du cours > ouvrez le menu en haut à droite > cliquez sur « annuler le cours ». Vous ne pouvez annuler que dans l’heure précédant le cours. En dehors de ce délai, veuillez contacter votre élève et reprogrammer le cours.
  
  Indiquez la raison de l’annulation : celle-ci sera communiquée directement à l’élève dans la notification de confirmation.
  Important : le crédit du cours sera perdu s’il n’est pas reprogrammé avant la prochaine date de facturation de l’élève.
• Notre équipe de support ne pourra pas modifier un cours après son heure de début, sauf raison valable.

Nous vous conseillons de planifier le cours de suivi immédiatement afin d’assurer un parcours d’apprentissage fluide ! Vous pouvez réserver un cours de 3 différentes manières :

1. Aperçu des cours

1. Rendez-vous sur votre tableau de bord > « Aperçu des cours » > « Précédents »
2. Cliquez sur « Prochain cours » et sélectionnez une date et une heure.

 

 

2. Mes élèves

1. Allez sur votre tableau de bord > Mes élèves
2. Cliquez sur « Ajouter une réservation »

 

 

3. Plan d’étude

1. Allez sur votre tableau de bord > Mes élèves
2. Cliquez sur les trois points en haut à droite de l’élève concerné > allez sur le plan d’étude
3. Cliquez sur un créneau
   1. Catégorie : cours de tutorat
   2. Choisissez la matière, l’heure et la date

Vous pouvez désormais réserver des cours récurrents pour vos élèves.

• Nous vous recommandons de le faire afin d’assurer la régularité de votre planning et la continuité des progrès d’apprentissage de vos élèves.
• Cela permet également d’éviter que les cours expirent à la fin du cycle de facturation.
• Veuillez noter que vous ne pouvez réserver des cours que si votre élève dispose encore de crédits disponibles.

 

 

Cours d’essai

Vous recevrez une notification push dans l’application GoStudent. Veuillez vous assurer que les notifications push sont activées. Vous trouverez également la réservation du cours d’essai, ainsi que les informations sur l’élève et le nom du conseiller pédagogique, dans l’aperçu des cours de votre Dashboard.

Une fois le cours d’essai réservé, une conversation GoChat avec le gestionnaire de compte s’ouvrira, où des informations supplémentaires seront partagées. 

Cours réguliers

Le premier cours régulier doit être réservé par le tuteur après la réussite du cours d’essai.

De même, pour TOUS les autres cours réguliers suivants, vous êtes responsable de créer vous-même les réservations. Vous pourrez voir les réservations dans votre Dashboard > aperçu des cours.

Pour ne pas manquer de cours, un rappel push supplémentaire est envoyé 15 minutes avant le début de chaque cours.

Il existe plusieurs scénarios possibles pouvant expliquer cette situation :

a) Vous avez été très productif et tous les crédits de cours de votre élève ont été utilisés !

Cela signifie que l’élève a utilisé tous les crédits de cours inclus dans le forfait qu’il a acheté au cours de son cycle de facturation actuel. Vous ne devez pas organiser de cours qui ne peuvent pas être réservés dans le système. Veuillez attendre que les crédits soient rechargés, soit mensuellement, soit lorsque l’élève achète un nouveau forfait.

b) Le compte de l’élève est bloqué

Cela est probablement dû à un problème de paiement ou de connexion du client. GoStudent enverra un e-mail au client en cas de problème de paiement, et celui-ci devra le résoudre directement avec GoStudent. En cas de problème de connexion, le parent/l’élève doit être rappelé d’utiliser son numéro de téléphone de connexion et qu’il peut réinitialiser son code PIN sur la page de connexion. Pour toute autre situation, le client doit nous contacter directement afin que les cours puissent reprendre.

Lorsque vous recevez une réservation, il existe essentiellement deux scénarios selon le type de cours.

Cours d’essai : vous avez été sélectionné en fonction de la disponibilité que vous avez indiquée dans votre calendrier pour effectuer un cours d’essai avec un nouvel élève potentiel. Tout d’abord, une discussion sera créée dans GoChat avec le conseiller pédagogique concerné. Si l’élève décide de s’inscrire à un cours avec GoStudent, il sera ensuite connecté à votre profil. À partir de ce moment, vous pouvez immédiatement utiliser GoChat pour communiquer directement avec l’élève et convenir de la date et de l’heure de votre premier cours régulier.
Cours régulier : vous pouvez obtenir un nouvel élève régulier qui a recherché de manière autonome un nouveau tuteur via la fonctionnalité de mise en relation élève <> tuteur. Dans ce cas, l’élève est automatiquement connecté à votre profil et peut vous contacter immédiatement via GoChat.
• Les élèves peuvent également réserver des cours avec vous en fonction de la disponibilité que vous avez définie dans votre calendrier.
• Lorsque les élèves réguliers réservent des cours récurrents, le premier créneau est basé sur votre disponibilité, tandis que les cours récurrents suivants sont réservés indépendamment de votre disponibilité, mais peuvent être reprogrammés en suivant nos directives de reprogrammation.

Les élèves/parents peuvent demander une reprogrammation jusqu’à une heure avant le cours. Vous serez notifié via une notification push, et vous pourrez choisir d’accepter ou de refuser la demande. Les tuteurs doivent contacter l’élève dès que possible lorsqu’une demande de reprogrammation est effectuée.

Oui, vous avez toujours le droit de refuser une demande de reprogrammation d’un client, bien que nous vous recommandions de ne le faire que si la demande est faite à très court terme.

Une circonstance exceptionnelle est considérée comme un événement hors de votre contrôle ou de celui de votre élève, et pour lequel le cours ne peut pas être raisonnablement reprogrammé ou annulé, par exemple : un accident ou une blessure, une maladie, des circonstances familiales imprévues ou des engagements.

• Nous suivons ce qui se passe pendant les cours afin de calculer les paiements des tuteurs ainsi que la présence des élèves et des tuteurs. Modifier un cours après son heure de début crée une complexité importante dans ces calculs, ainsi que de la confusion pour les tuteurs et les élèves.
   
• GoStudent offre déjà une grande flexibilité en matière de gestion des cours par rapport à ses concurrents, c’est pourquoi les changements de dernière minute sans raison valable ne sont pas autorisés.
   

Nous avons passé beaucoup de temps à analyser le marché ainsi que les attentes de nos clients et de nos tuteurs en matière de tutorat de qualité.

L’un des besoins les plus importants exprimés par nos élèves, parents et tuteurs est la flexibilité dans le cadre des cours particuliers et de la gestion des leçons.

Il est important de protéger les tuteurs en matière de gestion des cours, car beaucoup d’heures et de travail sont nécessaires pour préparer les leçons. Nous devons également garantir aux tuteurs des revenus prévisibles afin d’assurer la collaboration avec des tuteurs de haute qualité.

Oui, nous avons désormais donné aux clients la possibilité de planifier leurs cours avec vous en fonction de vos anciens cours et de vos disponibilités définies.

Mettre à jour régulièrement les disponibilités : les élèves existants sur la plateforme peuvent se connecter avec un nouveau tuteur via la recherche de mise en relation élève > tuteur (en cas de remplacement de tuteur ou de besoin d’un tuteur pour une autre matière). Dans ce contexte, il est important de mettre à jour vos disponibilités afin d’éviter les surbookings et de garantir suffisamment de temps pour vos élèves existants.

2 points à garder en tête :

Réservation autonome par les élèves : vos élèves existants peuvent désormais réserver facilement des cours eux-mêmes en fonction de vos créneaux disponibles ! Cela favorise l’autonomie, assure un processus d’apprentissage plus fluide et aide à maintenir votre calendrier rempli.

Cours récurrents : vos élèves peuvent désormais demander des cours récurrents. Le premier cours est réservé en fonction de votre disponibilité, mais veuillez vérifier les créneaux récurrents. Si certains ne vous conviennent pas, veuillez les reprogrammer dès que possible et discuter des changements avec l’élève via GoChat.

Vous pouvez trouver le lien d’accès à un cours en cliquant sur le bouton « Session details » à côté de chaque cours réservé, dans la section « Lesson overview > Upcoming », ou dans votre Google Agenda si celui-ci est synchronisé avec le calendrier GoStudent.
Veuillez noter : le lien d’accès au cours est personnel et différent pour le tuteur et l’élève.
Nous vous rappelons que, afin qu’une session soit correctement enregistrée, vous et l’élève devez tous les deux accéder au cours via votre propre Dashboard en cliquant sur le bouton « Démarrer la session ».
Si les étapes décrites ci-dessus ne sont pas suivies, la salle virtuelle peut ne pas se lancer correctement, ce qui peut avoir un impact sur vos gains.

Comment mes cours sont-ils transcrits ?

Nous enregistrons l’audio des deux participants via l’application GoClass. Il est chiffré de manière sécurisée et envoyé directement vers notre serveur cloud AWS.

Les fichiers audio et les transcriptions sont stockés dans des compartiments AWS S3 (Irlande) et sont accessibles uniquement à GoStudent et à ses entreprises du portefeuille.

Nous utilisons ensuite des modèles d’intelligence artificielle avancés d’OpenAI pour extraire des informations et générer le résumé du cours, qui est stocké de manière sécurisée dans notre base de données GoClass.

Il peut arriver que vous remplissiez vos retours de session par erreur et que vous indiquiez incorrectement le déroulement du cours — par exemple en indiquant qu’un élève était présent alors qu’il ne l’était pas, ou l’inverse. Dans ce cas, veuillez demander un ajustement de revenus en fournissant les preuves correctes via votre tableau de bord. Cette demande peut être effectuée 3 heures après le début du cours et jusqu’au 3 du mois suivant.

Vous devez fournir une preuve des circonstances du cours : il peut s’agir soit d’une capture d’écran de la salle de classe GoClass, incluant les participants, soit d’une capture d’écran d’une conversation GoChat confirmant clairement que le cours s’est déroulé comme indiqué. Nous ne pourrons pas accepter de demande sans preuve complète.

Preuves idéales pour les ajustements de revenus

Pendant le cours

Capture d’écran de GoClass montrant les participants, la date et l’heure

 

 

Après le cours

Capture d’écran de GoChat confirmant la date et l’heure

 

 

 

 

Si vous êtes malade ou en vacances et que votre élève souhaite continuer les cours pendant votre absence, veuillez informer vos élèves suffisamment à l’avance des dates pendant lesquelles vous ne serez pas disponible en tant que tuteur.

Encouragez-les à trouver un tuteur remplaçant via leur tableau de bord. La mise en relation élève > tuteur peut être effectuée facilement de manière autonome. Sur leur tableau de bord, conseillez-leur de cliquer sur « Réserver des cours » puis « Demander un nouveau tuteur ».

Vous trouverez plus d’informations dans ce court guide.

Une fois qu’ils ont trouvé un nouveau tuteur, les élèves peuvent préciser qu’ils souhaitent un tuteur supplémentaire plutôt qu’un remplaçant pour la même matière.

Le profil de l’élève restera lié au vôtre et sera également lié à celui du nouveau tuteur. Ainsi, à votre retour après votre période d’absence, vous pourrez facilement reprendre les cours avec votre élève.
 

Veuillez vous assurer de ne jamais prendre plus d’élèves que vous ne pouvez accompagner sur le long terme. Si vous souhaitez rester chez GoStudent mais que vous ne pouvez plus continuer les cours avec l’un de vos élèves, vous devez orienter votre élève vers le parcours de mise en relation élève > tuteur. Veuillez procéder comme suit :

Dans ce cas, par exemple si vous êtes malade, veuillez reprogrammer votre cours pour une autre date/heure ou suivre les étapes pour un changement temporaire de tuteur.